Tvarkinga buhalterinė apskaita neprasideda nuo buhalterio – ji prasideda nuo kliento veiksmų. Vienas svarbiausių, bet dažniausiai nuvertinamų aspektų yra savalaikis dokumentų pateikimas. Praktikoje būtent čia ir atsiranda daugiausia problemų: vėlavimai, skubėjimas, klaidos ir galiausiai – rizika baudoms.

Pagal nustatytą tvarką visi duomenys, remiantis kliento pateiktais dokumentais, turi būti suvesti ir pateikti į i.SAF registrą iki kiekvieno mėnesio 22 dienos. Tai reiškia, kad dokumentų pateikimo terminas iki 10 dienos nėra formalumas – jis tiesiogiai susijęs su galimybe laiku ir kokybiškai įvykdyti visus apskaitos ir deklaravimo įsipareigojimus.

Šiame straipsnyje paaiškiname, kodėl dokumentų pateikimo terminas iki mėnesio 10 dienos yra kritinis, kas nutinka jam nesilaikant ir kodėl atsiranda papildomos paslaugos, tokios kaip skubos tvarka atliekamas dokumentų suvedimas.

Koks yra susitarimas?

Pagal standartinę apskaitos praktiką ir mūsų darbo modelį, visi pirminiai dokumentai už praėjusį mėnesį turi būti pateikti iki kiekvieno mėnesio 10 dienos už buvusį mėnesį. Tai nėra formalumas – tai riba, leidžianti kokybiškai ir be skubos apdoroti klientų pateiktus duomenis.

Kas nutinka, kai dokumentų pateikimas vėluoja?

Kai dokumentai pateikiami po 10 dienos, atsiranda keli labai konkretūs efektai:

• sutrumpėja laikas duomenų suvedimui ir patikrinimui;
• didėja klaidų tikimybė;
• atsiranda rizika pavėluoti su deklaracijomis;
• įmonė gali gauti baudas iš VMI ar kitų institucijų.

Tai nėra teoriniai scenarijai. Tai yra kasdienė praktika, su kuria susiduria beveik kiekviena buhalterinė įmonė. Skirtumas tik tas, ar klientas tai supranta iš anksto, ar jau tada, kai atsiranda pasekmės.

Kodėl atsiranda „skubos tvarka“?

Kai dokumentai pateikiami pavėluotai, buhalterija nebegali dirbti pagal suplanuotą ritmą – tenka iš esmės perstumti darbus ir prioritetus. Tai reiškia, kad jau suplanuoti klientų darbai stabdomi, o komanda turi skubiai reaguoti į pavėluotą informaciją, kad deklaracijos vis tiek būtų pateiktos laiku.

Praktikoje tai virsta darbu „čia ir dabar“: trumpesnis laikas duomenų patikrai, mažiau galimybių analizei, daugiau rankinio darbo per trumpą laiką. Dažnai į procesą įtraukiami papildomi žmonės, dirbama intensyviau arba viršijant įprastą darbo tempą.

Kitaip tariant, vietoje planuoto, kokybiško proceso atsiranda skubos režimas, kuris reikalauja daugiau resursų, didesnės koncentracijos ir greitesnių sprendimų. Būtent dėl to toks darbas ir yra vertinamas kaip papildoma paslauga, o ne standartinė apskaitos proceso dalis.

Apibendrinimas

Apibendrinant, tvarkinga apskaita nėra sudėtingas ar nepasiekiamas procesas – ji tiesiog reikalauja elementarios disciplinos. Laiku pateikti dokumentai leidžia dirbti be skubėjimo, užtikrina kokybę ir padeda išvengti papildomų kaštų bei rizikų.

Kai šio principo nesilaikoma, atsiranda skubos režimas, papildomas darbas ir didesnė klaidų tikimybė. Tai neišvengiamai veikia tiek apskaitos kokybę, tiek bendrą verslo kontrolę.

Todėl viskas prasideda nuo paprasto dalyko – dokumentai turi būti pateikti laiku. Jei šitas veikia, veikia ir visa sistema.